DESCRIPTIF DE L'OFFRE

Le Conseil Départemental de l’Essonne, département d’Ile-de-France, administre plus d’1,2 million d’Essonniens. Situé au sud de Paris, le territoire bénéficie à la fois du dynamisme urbain de la capitale au nord et d’un cadre plus paisible et vert au sud. La jeunesse de sa population (plus de 30% des habitants ont moins de 20 ans) reflète le dynamisme économique, scientifique, industriel et la qualité de vie du territoire. L’Essonne constitue un terreau d’innovation : elle concentre des centres de recherche, des universités, des grandes écoles et des pôles d’excellence en synergie avec des entreprises innovantes. Le Département de l’Essonne vous attend, rejoignez les 3800 collaborateurs et ses 170 métiers au service des essonniens.

Le Département de l'Essonne recrute pour sa Direction des Ressources Mutualisées (DRM) un(e) :
Assistant administratif (F/H)
(cadre d'emploi des adjoints administratifs)

Rattaché(e) à la cheffe du service gestion des véhicules départementaux, vous réalisez le suivi administratif de chaque véhicule de l'achat à la vente.

A ce titre, vous êtes en charge de la gestion administrative c'est-à-dire la saisie des commandes dans le logiciel Grand Angle, le suivi de la facturation, la saisie des factures dans l'outil de gestion du parc auto ou encore la gestion et l'élaboration de tableaux de bord d'utilisation des véhicules (affectations, kilométrages, dépenses de carburant, véhicule/site).

Vous assurez également la gestion de l'autopartage en recueillant les informations nécessaires à la création de badges, en encodant les informations pour créer les badges, en suivant l'application ou en gérant les remontées.

Vous gérez les amendes en trouvant les auteurs des infractions, en faisant les désignations sur ANTAI (si nécessaire) et en faisant le suivi des contraventions et les relances.

Vous gérez le système de géolocalisation en participant à la mise en oeuvre du projet de géolocalisation, en travaillant sur le nouvel outil, en suivant les remontées sur le logiciel de mobilité embarquée et en faisant remonter les alertes.

Vous êtes également en charge de déclarer les sinistres, accidents, vols à l'assureur, de créer une carte carburant et d'aider à la récupération de véhicules neufs au garage.

Issu(e) d'une formation de type CAP ou BEP secrétariat et disposant d'une expérience en qualité d'agent administratif, vous maîtrisez le règlement d'utilisation des véhicules départementaux (ou êtes en capacité de l'assimiler). Vous disposez d'une bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement des services départementaux ainsi que de l'environnement administratif et des procédures de la collectivité.

Reconnu(e) pour votre capacité rédactionnelle, vous maîtrisez les techniques de secrétariat (rédaction de lettres, e-mails, prise de notes, compte-rendu...), d'accueil et de classement.

De nature organisée, vous savez utiliser les outils de planification (planning, tableaux de bord et/ou de suivi des indicateurs).

Vous maîtrisez les outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, Outlook, Gedelib, Parck, ResEssonne, internet et intranet).

Doté(e) d'un bon relationnel, vous savez travailler en équipe et communiquer en vous s'adaptant aux différents interlocuteurs.
De nature polyvalente, vous savez prendre des initiatives, être autonome et vous adapter à des évolutions. Vous savez faire preuve de discrétion et de confidentialité. Vous savez respecter les délais.

Permis B requis.