DESCRIPTIF DE L'OFFRE

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- Gestion de l'agenda, organisation des réunions, des rendez-vous, des déplacements, des appels téléphoniques et de l'accueil physique
- Traitement et suivi du courrier
- Travaux de secrétariat : frappe de notes, mise en forme de courriers, corrections aux projets de procès-verbaux du CHSCT dactylographiés par un prestataire de service
- Organisation et suivi de la planification des réunions techniques, aide à l'élaboration des ordres du jour, rédaction des comptes rendus du comité de liaison
- Organisation des réunions dialogue social, rédaction des comptes-rendus et participation au comité de liaison de l'hôpital Sainte-Périne
- Vérification des documents à la signature du Directeur
- Traitement et transmission des notes de service, des notes d'informations et autres documents
- Archivage et classement des documents
- Gestion des plannings des salles de réunions et des véhicules de service
- Gestion des stocks de fournitures de bureau et autres approvisionnements sur SAP
- Elaboration et mises à jour du planning de garde des administrateurs du site
-  Appui pour l'organisation des cérémonies ou visites institutionnelles, établissement des listes d'invités, contrôle de l'organisation des prestations logistiques
 - Coordination de la formation spécialisée, en lien avec le Président et le Secrétaire, élaboration de l'ordre du jour, mise à jour de l'arrêté et diffusion, recueil des supports documentaires dans les délais impartis, etc.

Formations et/ou qualifications requises :
- Formation aux techniques de secrétariat (dactylographie, rédaction, classement, organisation)
- BTS Assistant Manager ou équivalent

Expérience requise :
- Expérience antérieure de secrétariat de direction appréciée
- Notions juridiques et affectation antérieure aux affaires générales


Connaissances particulières :
- Connaissance de l'environnement hospitalier et des acteurs institutionnels
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- Connaissance Internet (intranet, mail, internet) et maîtrise messagerie Outlook : gestion des agendas et des mails
- Application doodle pour l'organisation des réunions
- SAP (commande)
- Outils de Visio/audio conférence : Skype, zoom...

Qualités professionnelles requises :
- Aptitude à organiser son activité en fonction des priorités (urgences à gérer simultanément parfois)
- Capacité d'adaptation
- Anticipation et sens de l'initiative
- Autonomie
- Rigueur
- Sens de l'accueil
- Dynamisme et efficacité
- Réactivité et disponibilité
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Maîtrise des techniques de secrétariat (prise de notes, compte-rendu, mise en page des courriers, techniques de classement et d'archivage, etc.)
- Maîtrise des techniques de l'expression écrite et parfaite maîtrise des outils bureautiques (pack office)